Trợ Lý Giám Đốc Dự án - Assistant Project Director

MÔ TẢ CÔNG VIỆC

1. Kiểm tra, hoàn thiện, in ấn, trình ký và lưu hợp đồng của tất cả các dự án

2. Quản lý file hợp đồng, giá gốc, bảng khối lượng của các dự án và phát hành cho các bộ phận có nhu cầu.

3. Chuẩn bị hồ sơ nghiệm thu, thanh quyết toán và thanh lý hợp đồng cho tất cả các dự án

4. Soạn thảo biên bản nghiệm thu, bàn giao công trình và các công văn, văn bản theo yêu cầu của Giám đốc dự án và PM

5. Lập file theo dõi tình hình thanh quyết toán của tất cả các dự án và gởi báo cáo cho Giám đốc bộ phận hàng tuần

6. Theo dõi việc cập nhật file tài chính của dự án để cảnh báo với giám đốc bộ phận.

7. Cập nhật Bảng khối lượng, các phát sinh khác (nếu có) lên CRM.

8. Tổng hợp các báo cáo tuần của PM gởi cho Giám đốc hàng tuần

9. Cập nhật tình trạng (status) qua mỗi giai đoạn và thời gian bắt đầu và kết thúc thực của tất cả các giai đoạn thuộc công trình lên CRM

10. Phát hành Thư bảo hành cho dự án và cập nhật tình trạng dự án trên CRM khi dự án hết bảo hành.

11. Hỗ trợ tập hợp toàn bộ hồ sơ để chuyển sang giai đoạn bảo hành.

12. Tham gia họp dự án cùng với Giám đốc bộ phận, PM khi có yêu cầu

13. Thực hiện một số công việc khác khi có yêu cầu của Giám đốc hoặc cấp có thẩm quyền

14. Hướng dẫn/ yêu cầu Bộ phận thực hiện đúng các quy trình, quy định công ty.

15. Các công việc hành chính khác của phòng dự án.

16. Tổ chức, lưu trữ tài liệu của bộ phận

17. Tạo, sắp xếp, lưu hợp đồng, báo giá, hồ sơ nghiệm thu, hồ sơ thanh quyết toán và hồ sơ công trường đúng nơi quy định

18. Sắp xếp và chuyển hồ sơ lưu kho

19. Chuẩn bị các hồ sơ liên quan của phòng dự án khi đấu thầu dự án

20. Chuẩn bị các hồ sơ nộp thầu theo yêu cầu hồ sơ mời thầu của dự án (sơ đồ tổ chức, an toàn lao động, vệ sinh môi trường …)

21. Soạn thảo, dịch, chỉnh sửa công văn, văn bản phát hành theo yêu cầu của PD