Sau thời gian đại dịch Covid, có 2 điều rõ ràng rằng: Văn phòng vẫn sẽ khôi phục lại và chúng ta sẽ quay trở lại môi trường làm việc như cũ. Những trào lưu, thay đổi khi ứng dụng họp online, WFH mùa COVID-19 đã cho thấy rằng, có những giá trị vẫn không thể thay thế đối với môi trường làm việc trực tiếp tại văn phòng.
1. Vì sao mọi người lại muốn làm việc tại văn phòng?
Yếu tố đầu tiên: Việc lập kế hoạch, họp thông qua các công cụ ảo vẫn không thể thay thế được các tương tác trực tiếp.
Yếu tố thứ 2: Việc trao đổi, phát triển và chia sẻ kiến thức đa chiều sẽ tốt hơn nếu có không gian làm việc – Văn phòng được thiết kế để tạo điều kiện cho các nhân viên của bạn. Những trường hợp tình cờ gặp đồng nghiệp khi đang uống cà phê hoặc nhanh chóng trao đổi ý kiến khi đang đi đến một cuộc họp là những ví dụ đơn giản cho thấy sẽ khó khi chúng ta làm việc từ xa.
Động lực cuối cùng đến văn phòng là Kết nối với Cộng đồng và Văn hóa. Trong hơn 5 năm thiết kế nơi làm việc, Co-IDB nhận thấy rằng người lao động muốn được kết nối với đồng nghiệp, sứ mệnh và giá trị cốt lõi của công ty. Đây là những lý do hàng đầu để tăng năng suất, đổi mới và thành công của bất kỳ doanh nghiệp nào.
2. Làm thế nào để thiết kế môi trường làm việc hiệu suất?
Năng lượng của nơi làm việc cần được thiết kế có chủ đích và có mục đích. Chúng tôi thường gọi đây là cảnh quan âm thanh của văn phòng vì dựa vào sơ đồ đầy đủ các không gian từ “nóng” hoặc hoạt động đến “mát mẻ” hoặc yên tĩnh. Vùng “nóng” hỗ trợ các hoạt động ồn ào hơn, nhiều năng lượng hơn, trong khi vùng “mát” hỗ trợ làm việc tập trung hơn. Các block trong thiết kế không gian làm việc mới bao gồm phổ năng lượng đầy đủ với nhiều không gian “nóng”, không gian “mát” và không gian “chuyển tiếp” ở giữa.
Mặc dù chúng tôi tin rằng nơi làm việc mới sẽ ưu tiên không gian cộng tác và cộng đồng, nhưng nó phải phù hợp và thúc đẩy tất cả các phong cách làm việc - tập thể và cá nhân, năng động và yên tĩnh - để nâng cao hiệu suất của nhân viên và cuối cùng là cải thiện sự hài lòng và duy trì. Điều này hứa hẹn một môi trường đa dạng hơn, đa dạng hơn và thực sự phong phú hơn.
Chúng tôi hình dung nơi làm việc mới sẽ có nhiều sự lựa chọn và đa dạng hơn trong đó nhân viên có thể làm việc hơn bao giờ hết, di chuyển khỏi văn phòng chỉ có một kích thước phù hợp với tất cả mọi người. Một trong những phàn nàn phổ biến nhất về văn phòng mở là sự mất tập trung. Không có gì ngạc nhiên khi đây là một thách thức đáng kể khi các nhân viên phải cộng tác và tập trung trong một không gian đồng nhất. Phân khu thiết kế về nơi làm việc giải quyết vấn đề này bằng cách cung cấp không gian riêng biệt để cộng tác và tập trung, đồng thời nhân viên được trao quyền lựa chọn nơi họ muốn làm việc dựa trên nhiệm vụ hiện có. Ý tưởng là nhân viên sẽ làm việc hiệu quả hơn khi họ có không gian thích hợp cho công việc mà họ cần hoàn thành.
3. Yếu tố con người và tần suất trong thiết kế không gian làm việc
Ai sẽ đến văn phòng và tần suất như thế nào?
Rất lâu trước khi xảy ra đại dịch, chúng tôi hiểu rằng văn phòng một kích thước phù hợp với tất cả mọi người là cực kỳ thiếu sót. Điều này là do người lao động có rất nhiều nhu cầu có thể thay đổi theo vị trí, bộ phận, vai trò, thâm niên và thậm chí cả tính cách. Chúng ta thường thấy rằng các công ty có ba loại nhân viên: Anchors, Connectors và Navigators.
'Anchors': Nhân viên Văn phòng Thường trực - Office staff
Neo dành phần lớn thời gian của họ tại văn phòng. Họ rất tự chủ và hiếm khi rời khỏi môi trường làm việc cá nhân hoặc môi trường xung quanh. Neo có thể được cố định ở một vị trí nhất định và có thể yêu cầu quyền truy cập vào các tài nguyên tại văn phòng như tệp giấy.
‘Connectors’: Nhân sự Kết nối - Coordinator staff
Người kết nối có lịch trình làm việc kết hợp, dành một phần thời gian từ xa và một phần tại văn phòng. Nhiều nhân viên đã chứng minh rằng họ có thể làm việc hiệu quả từ xa và chúng tôi tin rằng mô hình làm việc kết hợp sẽ trở nên phổ biến hơn bao giờ hết. Các trình kết nối đến văn phòng thường xuyên cho các nhiệm vụ cụ thể không thể thực hiện (hoặc cũng không thể thực hiện được) từ xa. Chúng có thể di động khi ở trong văn phòng, di chuyển đến các không gian khác nhau dựa trên nhiệm vụ trong tầm tay.
‘Navigators’: Những người làm việc từ xa - Remote staff
Điều hướng có tính cơ động cao và công việc của họ có thể được thực hiện ở bất cứ đâu. Các nhà hàng hải hiếm khi sử dụng văn phòng, truy cập vào văn phòng để trao đổi thông tin và tham dự các cuộc họp. Họ đến nơi làm việc khi cần thiết, có thể là vài ngày mỗi tháng cho một phiên động não chiến lược hoặc một sự kiện chung tay. Vì những kiểu nhân viên này tương tác với văn phòng theo những cách khác nhau, nên có những sự kết hợp riêng biệt của Bộ phụ kiện nơi làm việc mới hỗ trợ họ tốt nhất.
Dựa vào những yếu tố này, mỗi công ty - tổ chức sẽ có sự kết hợp độc đáo của riêng mình giữa các loại nhân sự này. Bằng cách xác định giá trị tỷ lệ của từng loại, các tổ chức có thể hiểu rõ hơn về việc sử dụng không gian tổng thể của nơi làm việc của họ và cuối cùng là cần bao nhiêu không gian trong tương lai.
4. Kết hợp kết nối các phân khu chức năng khi thiết kế văn phòng
Với rất nhiều sự không chắc chắn về tương lai của công việc, thiết kế văn phòng phải thích ứng hơn với các tổ chức đang phát triển hơn bao giờ hết. Bộ phụ tùng nơi làm việc mới được phát triển như một khuôn khổ để linh hoạt đáp ứng các nhu cầu và ràng buộc riêng của doanh nghiệp. Bộ phụ kiện có thể được thực hiện một cách chiến lược, từ cập nhật đồ nội thất đơn giản đến cải tạo kiến trúc liên quan hơn. Nơi làm việc nhanh nhẹn mới phải mở rộng và hợp đồng một cách thông minh để đáp ứng bất cứ điều gì trong tương lai.
Đại dịch COVID-19 là thử nghiệm làm việc từ xa lớn nhất trong lịch sử và mang đến một cơ hội chuyển đổi để hình dung lại nơi làm việc mới. Nhân viên đã thay đổi và mong đợi nơi làm việc của họ cũng thay đổi. Lãnh đạo đang hành động - ít hơn 1/5 giám đốc điều hành nói rằng họ muốn trở lại văn phòng như trước đại dịch.
Nghiên cứu cho thấy có sở thích làm việc kết hợp, nhưng điều đó trông như thế nào? Hãy cùng theo dõi vì loạt bài gồm bốn phần này, Co-IDB sẽ đi sâu vào loại phân khu của một nơi làm việc mới và đưa ra các giải pháp cụ thể để hỗ trợ lực lượng lao động sau đại dịch. 12 khối phân khu của nơi làm việc mới này sẽ được phân tích về chức năng, tính năng và trải nghiệm cảm quan để mang lại màu sắc cho từng khối.
Co-Interior Design & Build
Thiết kế Thi công Nội thất Văn Phòng
Office Design & Build
Địa chỉ: 11c/3 Lô Tư, Bình Hưng Hòa A,
Bình Tân, HCM.
Image by Clive Wilkinson Architects
Content referral by Amber Wernick and Caroline Morris
