Lập kế hoạch dự án là bước không thể thiếu mỗi khi doanh nghiệp có ý tưởng thiết kế thi công mới hoặc cải tạo lại không gian văn phòng. Quá trình này bao gồm nhiều giai đoạn từ thiết kế, thi công đến hoàn thiện. Thông qua việc tuân theo hướng dẫn này, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa quá trình tạo ra không gian làm việc, đảm bảo kết quả cuối cùng đáp ứng được cả yêu cầu về chức năng và thẩm mỹ.
1. Phân loại dự án văn phòng
1.1. Văn phòng làm việc (công ty, tổ chức, doanh nghiệp)
Đặc điểm:
Thường có quy mô lớn, thiết kế chuyên nghiệp, tập trung vào công năng từng khu vực để tối đa hiệu quả làm việc.
Cấu trúc không gian đa dạng: phòng làm việc cá nhân, phòng họp, khu vực chung, khu vực thư giãn.
Yêu cầu về công nghệ cao, hệ thống kết nối mạng tốt.
Chú trọng đến hình ảnh thương hiệu của công ty.
Ví dụ: Văn phòng của các tập đoàn đa quốc gia, ngân hàng, công ty công nghệ.
1.2. Văn phòng thương mại (bán hàng, dịch vụ, ...)
Đặc điểm:
Thường có không gian mở, tạo cảm giác thân thiện, gần gũi với khách hàng.
Thiết kế linh hoạt, có thể thay đổi để phù hợp với nhiều mục đích sử dụng.
Chú trọng đến yếu tố thẩm mỹ, tạo ấn tượng tốt với khách hàng.
Có thể kết hợp không gian làm việc và không gian trưng bày sản phẩm.
Ví dụ: Văn phòng của các công ty bất động sản, showroom ô tô, cửa hàng thời trang.
1.3. Văn phòng dịch vụ (y tế, giáo dục, giải trí, ...)
Đặc điểm:
Thiết kế phù hợp với từng loại hình dịch vụ, đảm bảo sự tiện nghi và thoải mái cho khách hàng.
Chú trọng đến yếu tố vệ sinh, an toàn.
Có thể có các yêu cầu đặc biệt về thiết bị và trang thiết bị.
Ví dụ: Bệnh viện, trường học, trung tâm thể dục, nhà hàng, khách sạn.
2. Các bước lập kế hoạch dự án văn phòng
2.1. Xác định mục tiêu và phạm vi dự án
Bước xác định mục tiêu đóng vai trò nền tảng trong lập kế hoạch dự án văn phòng vì nó giúp cho kết quả hoàn thiện dự án đúng với nhu cầu của doanh nghiệp hơn. Mục tiêu có thể bao gồm việc tăng năng suất làm việc, cải thiện không gian giao tiếp hay tạo ra một môi trường làm việc hiện đại và hấp dẫn. Việc xác định rõ ràng mục tiêu sẽ giúp định hướng cho toàn bộ quá trình thiết kế và thi công.
Phạm vi dự án bao gồm các yếu tố cụ thể cần được thực hiện. Điều này có thể bao gồm diện tích cần được cải tạo hay thiết kế thi công mới, số lượng nhân viên cần được bố trí và các yêu cầu đặc biệt về công nghệ hay trang thiết bị. Xác định phạm vi giúp kiểm soát chi phí và thời gian thực hiện dự án.
2.2. Phân tích nhu cầu và yêu cầu của doanh nghiệp
Phân tích nhu cầu giúp doanh nghiệp tạo ra được không gian làm việc phù hợp với văn hóa công ty. Quá trình này bao gồm việc khảo sát ý kiến nhân viên, phân tích luồng công việc và đánh giá các yêu cầu chung cơ bản. Thông qua việc hiểu rõ nhu cầu của doanh nghiệp, nhóm thiết kế mới có thể tạo ra một không gian làm việc thực sự hiệu quả.
2.3. Lập kế hoạch ngân sách chi tiết
Lập kế hoạch ngân sách trước trước khi tìm nhà thầu đóng vai trò quan trọng trong việc kiểm soát chi phí dự án. Quá trình này bao gồm việc ước tính chi phí cho từng hạng mục từ thiết kế, vật liệu, đến nhân công và các chi phí phát sinh. Một kế hoạch ngân sách chi tiết giúp doanh nghiệp tránh được những bất ngờ về tài chính trong quá trình thực hiện dự án thiết kế và thi công nội thất văn phòng.
Dự phòng tài chính cần được tính toán trong kế hoạch ngân sách. Thông thường, nên dự trù khoảng 10-15% tổng ngân sách cho các chi phí phát sinh không lường trước được. Điều này giúp dự án có thể linh hoạt đối phó với những thay đổi hoặc vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện.
2.4. Xây dựng lịch trình dự án và quản lý thời gian
Lịch trình dự án, bao gồm, các mốc thời gian quan trọng). Dưới đây là một ví dụ về lịch trình dự án văn phòng:
Giai đoạn lập kế hoạch: 4-6 tuần
Giai đoạn chuẩn bị bản vẽ và giấy phép: 1-2 tuần
Giai đoạn tháo dỡ mặt bằng: 1 tuần
Giai đoạn thi công nội thất: 4-5 tuần (tuỳ theo quy mô từng dự án)
Giai đoạn hoàn thiện và vệ sinh: 1-2 tuần
Giai đoạn nghiệm thu và bàn giao: 1 tuần
2.5. Lập kế hoạch thiết kế sơ bộ và bố trí mặt bằng văn phòng
2.5.1. Lập kế hoạch thiết kế sơ bộ
Phân tích không gian:
Đo đạc chính xác kích thước, hình dạng của không gian.
Xác định các điểm mạnh, điểm yếu của không gian hiện có.
Xác định các yếu tố cố định không thể thay đổi (cột, tường, cửa sổ).
Lập danh sách yêu cầu:
Xác định các yêu cầu về chức năng của từng khu vực (làm việc, họp, tiếp khách, thư giãn).
Xác định các yêu cầu về thẩm mỹ (phong cách thiết kế, màu sắc, ánh sáng).
Xác định các yêu cầu về tiện nghi (âm thanh, nhiệt độ, độ ẩm).
Tìm kiếm ý tưởng:
Tham khảo các tạp chí nội thất, website thiết kế, các dự án văn phòng đã hoàn thành.
Tạo bảng moodboard để thu thập các hình ảnh, màu sắc, vật liệu yêu thích.
Phác thảo bố cục:
Xác định vị trí các cửa ra vào, cửa sổ, ổ cắm điện.
2.5.2. Chuẩn bị các bản vẽ kỹ thuật
Trước khi thực hiện, doanh nghiệp cũng cần chuẩn bị thêm các bản vẽ kĩ thuật để nắm chi tiết các thông số không gian, từ đó triển khai các bước được hoàn chỉnh hơn. Các bản vẽ doanh nghiệp cần có:
Bản vẽ bố trí mặt bằng 2D: Vẽ chi tiết các kích thước, vị trí các đồ vật, tường, cửa.
Bản vẽ phối cảnh 3D: Vẽ phối cảnh các góc nhìn khác nhau của không gian.
Bản vẽ chi tiết nội thất: Vẽ chi tiết các chi tiết nhỏ như tủ, bàn, ghế.
Bản vẽ điện, nước: Vẽ sơ đồ hệ thống điện, nước, thông gió.
Với các bản vẽ nêu trên có lẽ nhiều doanh nghiệp sẽ gặp khó khăn trong việc tìm kiếm và tổng hợp. Tuy nhiên, bạn đừng quá lo lắng bởi vì tại các tòa nhà văn phòng, một số bản vẽ này sẽ được bàn giao khi ký hợp đồng thuê mặt bằng.
>> Xem thêm: Lập bản chi tiết nội thất
2.6. Lựa chọn nhà thầu và quản lý dự án
Lựa chọn nhà thầu là một trong những quyết định quan trọng nhất, ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng và tiến độ dự án. Để đưa ra lựa chọn đúng đắn, bạn cần so sánh kỹ lưỡng các nhà thầu về giá cả, chất lượng và kinh nghiệm. Ngoài ra, việc yêu cầu nhà thầu cung cấp hồ sơ năng lực và dự toán chi tiết sẽ giúp bạn đánh giá một cách khách quan hơn.
Sau khi đã lựa chọn và ký kết với nhà thầu, dự án sẽ bước vào giai đoạn triển khai nên doanh nghiệp cần phải bổ sung nguồn lực cho việc quản lý dự án. Đây là quá trình theo dõi và điều khiển dự án từ khi bắt đầu đến khi hoàn thành. Quản lý dự án bao gồm các hoạt động như chốt các bản vẽ, lựa chọn vật liệu theo bản lập chi tiết nội thất của nhà thầu, theo dõi tiến độ và kiểm soát chất lượng. Chính vì thế, quản lý dự án là việc đóng vai trò quan trọng đến chất lượng cuối cùng của dự án.
Với bề dày kinh nghiệm trong việc thiết kế thi công nội thất nhiều dự án văn phòng, Co-IDB tự tin là đơn vị có thể đáp ứng mọi tiêu chí của chủ đầu tư khi triển khai các kế hoạch văn phòng.
2.7. Kế hoạch nghiệm thu và nhận bàn giao dự án
Sau khi dự án hoàn thiện, nhà thầu sẽ thực hiện việc vệ sinh và nghiệm thu. Doanh nghiệp cũng sẽ tham gia vào quá trình này để đánh giá sự phù hợp của kết quả với yêu cầu ban đầu. Quá trình này bao gồm việc kiểm tra kỹ lưỡng tất cả các khía cạnh của dự án, từ chất lượng thi công, tính năng của các hệ thống, đến sự phù hợp với thiết kế ban đầu. Chính vì thế, doanh nghiệp cần lập danh sách các tiêu chuẩn mong muốn vào bản kế hoạch để đối chiếu lúc nghiệm thu.
Bên trên là những hướng dẫn về việc lập kế hoạch dự án văn phòng theo kinh nghiệm được đúc kết khi Co-IDB làm việc với doanh nghiệp trong quá trình thiết kế thi công. Lập kế hoạch dự án văn phòng đòi hỏi sự kết hợp giữa tầm nhìn chiến lược và quản lý chi tiết. Bằng cách tuân theo hướng dẫn này, các doanh nghiệp có thể tối ưu hóa quá trình lập kế hoạch, đảm bảo kết quả cuối cùng không chỉ đáp ứng nhu cầu hiện tại mà còn hỗ trợ sự phát triển trong tương lai.
Các dịch vụ tại Co-IDB:
Tư vấn thiết kế.
Thi công nội thất.
Hoàn trả mặt bằng.
Tìm mặt bằng mới.
Chúng tôi cung cấp Giải pháp thiết kế, thi công nội thất toàn diện, đảm bảo báo giá minh bạch và chi tiết từng hạng mục, cam kết không phát sinh!
Email: info@coidb.com
Điện thoại: 093 114 7948
Zalo: 093 114 7948
Comments