Khu vực lễ tân là yếu tố quan trọng của bất kỳ văn phòng nào, và đây là nơi tạo ấn tượng ban đầu cho khách hàng hay các ứng viên tiềm năng mới ghé thăm văn phòng. Khu vực lễ tân tạo nên không khí và cái nhìn sâu sắc về cách vận hành mỗi ngày của công ty. Đây cũng là lát cắt thể hiện phần nào văn hóa doanh nghiệp, một điều vô cùng quan trọng để thu hút nhân tài cho công ty.
Để có thể thiết kế khu vực lễ tân hợp lý, phải dự trù các hoạt động gì sẽ diễn ra ở khu vực này. Lễ tân sẽ luôn hỗ trợ kịp thời cho từng người rằng họ sẽ đến phòng ban nào, liên hệ với ai, hay nói cách khác là cầu nối liên lạc. Việc này đòi hỏi một số yếu tố then chốt để vận hành.
Thiết kế quầy lễ tân văn phòng gây ấn tượng và thu hút
Nơi mà hầu hết các khách hàng của công ty đến thăm vào lần đầu tiên có lẽ là khu vực lễ tân, họ sẽ đợi ở đây và được đón tiếp trước khi gặp được nhân viên nào đó. Và khu vực chờ mang lại cảm giác ấm cúng, thoải mái và tự tin là vô cùng quan trọng. TV sẽ là một cách tuyệt vời để thu hút khách khi họ đợi, đặc biệt nếu nội dung được chiếu đúng với cái mà công ty đang muốn truyền tải.
Ví dụ, các công ty đầu tư mong muốn được hiện ở khắp các kênh trên bảng tin, đặc biệt là liên quan đến kinh tế và thị trường chứng khoán. Các công ty giải trí với trang phục thường ngày và môi trường làm việc thời trang lựa chọn khoe ra các nội dung phù hợp với tinh thần của doanh nghiệp. Đáng để đưa vào các nội dung về thông tin công ty, có thể dưới dạng một đoạn phim ngắn, thông tin thương mại hay dưới dạng phim tài liệu.
Hãy nhớ tận dụng màu sắc phù hợp. Chọn bảng màu sai có thể tạo hiệu ứng ngược cho khách hàng, đó là lý do tại sao nên chọn bảng màu tích cực, bắt mắt. Tránh sử dụng tông màu đơn sắc, màu be vì nó gây cảm giác buồn tẻ. Thay vào đó hãy chọn màu xanh lá hoặc xanh da trời sẽ giúp tăng mức độ thư giãn và tích cực. Phụ thuộc vào công ty và văn hóa, thậm chí với các màu đậm như cam, đỏ hay tím cũng có thể sử dụng, và đừng quên thống nhất với thiết kế để đảm bảo sử dụng bảng màu một cách khéo léo và đúng ý đồ nhé.
Một chiến thuật khác khá mộc mạc nhưng hiệu quả dó là đặt bàn trà với vài quyển tạp chí, sẽ làm cho người ta khó mà bỏ qua được. Quay ngược thời gian về thời điểm mọi người không còn lướt các trang mạng, điện thoại hay máy tính bảng nữa mà sẽ cầm quyển tạp chí lên xem. Hãy nhớ rằng thói quen này thì hiện nay khá phổ biến nên việc tạo ra sự mới mẻ bằng cách đem đến những trải nghiệm mới cho khách hàng.
Và cuối cùng là không nên bỏ qua sự hiếu khách. Phụ thuộc vào doanh nghiệp, có thể hiệu quả nếu nhân viên lễ tân đề nghị cà phê, trà hay nước để chào đón khách. Chiến thuật này được nhiều nhân viên tại đại lý ô tô áp dụng, họ muốn đem lại những trải nghiệm thoải mái, không lo lắng cho những khách hàng tiềm năng khi chịu xuống tiền cho một món hàng lớn.
Khả năng tiếp cận dễ dàng và kết nối không gian văn phòng
Không gì cho thấy thái độ “ không chào đón” đối với khách bằng việc bắt họ phải tự dùng 3/4G để truy cập Internet, đó là lý do tại sao cần cài đặt Wifi truy cập tự động. Nếu một công ty nằm ở vị trí tòa nhà cùng nhiều các doanh nghiệp khác, lễ tân cần chủ động báo mật khẩu Wifi cho khách, ngay khi họ vừa tiến vào. Nếu không thì sẽ rất hữu ích nếu bạn có thể bật tín hiệu Wifi miễn phí để họ truy cập.
Điều này không chỉ tránh làm khách hàng sử dụng hết gói dung lượng họ đăng ký mà còn mang lại cho khách hàng cảm giác tin tưởng, thân thiện, cách tốt nhất để tạo quan hệ gắn kết với khách.
Luôn giữ vệ sinh và tạo không gian xanh mát dễ chịu
Khu vực lễ tân luôn phải gọn gàng ngăn nắp mỗi ngày, bất kỳ lúc nào. Nếu có bất kỳ sự bừa bộn nào, dù nhỏ thôi cũng sẽ là một điểm trừ trong mắt của các khách hàng ghé thăm, các nhân viên tiềm năng hay các vị khách vãng lai. Thêm nữa, những lời này thường lan truyền rất nhanh, nên cần đảm bảo đó phải là các thông tin tích cực về công ty. Thảm bẩn, cốc cà phê thừa còn trên bàn, thùng rác thì đầy cho khách hàng thấy sự lười biếng, thiếu cẩn thận và thiếu tôn trọng dành cho họ.
Nếu như khi công ty đang muốn gây ấn tượng với khách hàng hay muốn tuyển dụng tài năng mới, điều này sẽ khiến họ cảm thấy công ty đang đi xuống. Nếu khu vực lễ tân không giữ vệ sinh như vậy, thì còn gì là bộ mặt của công ty và các nhân viên khác? Điều này không liên quan đến việc có công bằng hay không. Hầu hết các công ty đều có nhân viên dọn dẹp khu vực làm việc, nhưng họ không thể có mặt ở đó suốt để hỗ trợ. Do đó nhân viên lễ tân phải đảm bảo rằng khu vực này phải luôn sạch đẹp bất kể lúc đó nhân viên dọn dẹp chưa đến dọn.
Chọn nội thất phù hợp để đón tiếp khách
Khách hàng cần một chỗ ngồi đẹp để cảm thấy thoải mái. Chọn nội thất không phù hợp có thể cản trở trải nghiệm này và tạo ra một ấn tượng tiêu cực. Do đó, quan trọng là phải đầu tư vào ghế và sofa, ngoài tính tiện dụng còn đem lại sự thoải mái. Các vị khách sẽ ngồi đợi trong một không gian lạ và sẽ cảm thấy khá lo lắng, nên việc đem đến một chỗ nghỉ chân thoải mái là cách để giảm bớt đi căng thẳng.
Tương tự, các công ty không nên trang bị nội thất cho lễ tân, người có vai trò quan trọng trong các việc hàng ngày. Nhân viên càng cảm thấy thoải mái, họ sẽ càng thể hiện sự chủ quan đó ra bên ngoài ngay khi họ đang nghe điện thoại hay trao đổi trực tiếp. Chọn bàn lễ tân phù hợp là một cách để gửi đi thông điệp tích cực về công ty. Tránh chọn những họa tiết lỗi thời, thay vào đó hãy đầu tư vào bàn làm việc hiện đại, chất lượng cao, tôn lên hình ảnh công ty và tổng thể không gian làm việc.
Bước tiến xa trong việc tạo ấn tượng ban đầu
Nói tóm lại, khu vực lễ tân là nơi các công ty đặt những bước đi đầu tiên để tiến về phía trước. Đi theo các lời khuyên trên có thể mang lại rất nhiều lợi ích, cả về xây dựng tinh thần công ty và thúc đẩy các mối quan hệ với khách hàng. Bất kỳ ai bước vào khu vực lễ tân sáng sủa, vui vẻ sẽ đều thích thú với chuyến ghé thăm của họ, chưa kể sẽ ảnh hưởng đến tâm trạng cả ngày hôm đấy của họ.
Bạn đang muốn tối ưu hóa không gian làm việc của mình? Bạn cần tư vấn để giúp cải thiện khu vực lễ tân văn phòng cho công ty? Co-IDB thiết kế nội thất văn phòng chuyên nghiệp cho mọi loại hình văn phòng hay nhà ở. Hãy liên hệ với chúng tôi để chúng tôi có thể hỗ trợ bạn.
